Pondre un rapport annuel d’OBNL, pour avoir de belles récoltes

Publié le par Karine Roussel

Le printemps est une saison propice pour penser jardinage, prévoir le nombre de poules pour nourrir ta famille en œufs… mais aussi, faire le rapport annuel d’OBNL!

Quel est le rapport, me diras-tu? Eh bien, il y a autant de rapports annuels qu’il y a de jardins (et de poules!!). Il est important que ton rapport annuel reflète autant la personnalité de ton OBNL que mon jardin reflète la mienne… et qu’il réponde aux besoins de ton organisme tout comme la quantité et la variété de carottes que je vais planter cette année! 

Suis le guide pour la rédaction de ton rapport annuel! 

Ton OBNL a comme mission le jardinage urbain? J’espère bien qu’on y retrouvera des statistiques sur les légumes et quelques photos de poules! Ton OBNL a comme mission de promouvoir l’activité physique et de faire bouger les jeunes de ta municipalité? J’espère bien que ton rapport annuel sera dynamique, actif et démontrera bien combien de jeunes bougent et surtout à quel point ils aiment ça, grâce à ton organisme! Ton OBNL a comme mission le bien-être des personnes avec un handicap visuel? J’espère bien que ton rapport sera visuellement (ou tactilement!) accessible pour tes membres!

Dis-moi, combien de rapports annuels as-tu déjà lus AU COMPLET? Toutes les petites graines dans le fond de l’assiette comprises?

Allons au-delà des simples informations obligatoires… mais sans exagérer! Ce n’est pas non plus le moment de pondre 100 pages. Il faut savoir doser, structurer et penser à qui s’adresse ce document. Bien plus qu’un simple bilan pour les bailleurs de fonds actuels, un rapport annuel bien bâti peut attirer de futurs subventionnaires, de nouveaux membres et même des administrateur.trices potentiel.les. Ton rapport d’activités doit montrer que ton organisme est structuré, ambitieux… et surtout agréable à fréquenter!

‘’ En jardinage comme en OBNL, le compagnonnage, c’est la clé : associe les bonnes données aux bons résultats dans ton rapport annuel, et tout fleurit… Bâcle l’assemblage, et ça fait comme des carottes mal accompagnées : ça pousse tout croche, ou pas du tout !’’ ChatGPT, qui connaît mon amour des OBNL et du jardinage!

Étape 1: Planifier son rapport annuel comme un jardinier structuré 

Cette étape est essentielle pour t’assurer que tout y est et pour être efficient.e. Un bon plan de rédaction permet aussi de repérer les informations manquantes avant de partir à la récolte des données.

Tel les tomates et le basilic, pense au compagnonnage d’informations pour éviter la répétition:

  • Cette donnée est-elle essentielle ou superflue?
  • À qui s’adresse-t-elle?
  • Est-elle utile pour bien comprendre l’impact de ton OBNL?

Fais un plan… mais ne change pas ton plan chaque année comme on fait la rotation des cultures!

Étape 2 : Assure-toi de bien faire transparaître QUI est ton OBNL

Un bon rapport annuel doit répondre à deux questions fondamentales :

  • Que fait ton OBNL? De quelle façon?
  • Pour qui le fait-il?

On veut voir la mission, la vision, les valeurs, mais surtout, on veut les ressentir à travers les réalisations de l’année. Ajoute une touche personnelle, raconte une histoire, donne vie à ton organisme!

Étape 3 : Rassemble les informations sans te perdre dans le paillis

Demande aux membres du CA, à l’équipe (et même aux bénévoles et utilisateur.trices!) de contribuer à cette étape. Plus qu’un simple bilan de services rendus, ton rapport montre l’évolution et les ambitions de l’organisme.

Mets de l’avant :

  • Les projets réalisés et leurs impacts
  • Les défis rencontrés et les apprentissages
  • Les perspectives d’avenir et les nouveaux services en développement

Un bon jardinier ne se contente pas de récolter, il partage également avec sa communauté!

Étape 4 : La vie a besoin de beauté et de couleurs, ton rapport annuel aussi!

Fini le temps des rapports noir et blanc avec trois tableaux ennuyeux! Un rapport annuel interactif et accessible deviendra aussi captivant et attrayant qu’un champs de fleurs pour les abeilles.

des couleurs, comme dans un rapport annuel
  • Ajoute des visuels percutants : photos, infographies, témoignages, liens cliquables pour visionner des vidéos, etc.!
  • Adapte le design à ton public cible : ludique, professionnel, inspirant… mais jamais ennuyant!
  • Assure-toi de l’accessibilité pour tes membres

Une bonne planification donne toujours de belles récoltes!

Si ces éléments sont mis en place, que tu prends le temps de bien faire germer ton rapport annuel d’OBNL, je suis convaincue que tu auras de belles récoltes. Et tel un champ de tambinambours, une fois planté, il repoussera à chaque année avec un minimum d’efforts!

Alors, à tes bêches… euh, à tes claviers!

Faire une planification stratégique et un plan d’action : comment ça marche ?

Publié le par Karine Roussel

Quand vient le temps de jaser planification stratégique, mon mantra est Pour savoir où l’on va, on fait un plan stratégique. Pour savoir comment on y va, on fait un plan d’action !

Tu es enfin prêt·e à passer à l’action, mais tu te demandes : concrètement, à quoi ça ressemble une démarche de planification stratégique avec nous, et comment on va travailler ensemble ? On t’explique les grandes lignes, qu’on ajustera à ta réalité. 

Chaque OBNL a sa propre réalité, c’est pourquoi notre accompagnement est flexible et sur mesure. Les étapes qui suivent sont un point de départ, pas une recette de chimie à suivre au gramme près : le but, c’est de co-construire avec toi un plan clair, vivant et mobilisant. 

Même si la démarche se fait avec tout le conseil d’administration et la direction générale, on aime bien que le c.a désigne une ou deux administrateur·trices afin d’effectuer des suivis entre les rencontres. Ça permet de garder le rythme, tout en validant au fur et à mesure les grandes orientations.

1.  Première étape : on prépare le terrain

Avant de rassembler tout le monde, on prend un temps avec toi pour bien cadrer la démarche. On clarifie le mandat, les objectifs, qui doit être impliqué, à quels moments et combien de temps il faut prévoir. Ensuite, on plonge dans tes documents existants (mission, vision, valeurs, FFOM, anciens plans, notes de réflexion, etc.) pour bien comprendre d’où part ton organisme. On ne repart pas de zéro : on s’appuie sur ce qui existe déjà pour bâtir dessus et repérer ce qu’il reste à préciser pour la suite.

Cette étape nous permet de bien comprendre ta réalité, autant interne qu’externe, et d’ajuster notre accompagnement pour qu’il colle à ton organisme, pas à un modèle théorique tout fait. 

À partir de ça, on te propose un ordre du jour avec les objectifs de la première rencontre… et c’est toi qui valides.

2. Première grande rencontre : on rêve l’organisme ensemble (1 journée en présentiel ou 2 × 3 heures en virtuel)

C’est là qu’on réunit le conseil d’administration pour revenir à la raison d’être de l’organisme : mission, vision, valeurs, forces, faiblesses, opportunités, menaces. On aime bien se questionner sur le “pour qui” et le “pourquoi” l’organisme existe.

À partir de cette réflexion, on fait émerger une vision commune et on définit les grandes orientations et axes de développement pour les 3 à 5 prochaines années. Notre rôle : animer la discussion, poser les bonnes questions et t’aider à prioriser les grands objectifs organisationnels. Mais aussi, s’assurer que les plus volubiles laissent l’espace aux plus timides afin d’entendre les différentes visions !

3. On fait le ménage… et on commence à mettre tout ça en forme

Après cette première rencontre, on prend un temps de recul. On s’occupe de mettre les notes au propre et de commencer le document de planification stratégique ainsi que le plan d’action. À tête reposée, on voit mieux ce qui mérite d’être creusé dans une prochaine rencontre. En regroupant les informations, on commence à faire des liens et à nommer les grands objectifs. On ajuste aussi le plan de match pour la suite.

On rédige des versions claires de la mission, de la vision, des valeurs, du pourquoi, ainsi que des forces, faiblesses, opportunités et menaces. La direction et le conseil d’administration doivent lire et approuver, mais on s’occupe de toute la partie rédaction et ajustements. La direction générale et les deux représentant·es du c.a sont plus sollicités pour commenter les différentes versions et valider qu’on est sur la bonne voie.

4. Deuxième  rencontre : on continue le travail amorcé (1 journée en présentiel ou 2 × 3 heures en virtuel)

On prend le temps de valider (ou d’ajuster au besoin), en groupe, la mission, la vision, les valeurs, ainsi que les forces, faiblesses, opportunités et menaces. Ensuite, on passe du « où on s’en va » au « comment on s’y rend ». On définit les grands objectifs et on fait une tempête d’idées d’actions concrètes.

On détermine si on a besoin d’une autre rencontre de groupe, par exemple si nous n’avons pas eu le temps de passer au travers de toutes les sphères de l’organisme. Si oui, pas de souci : l’important, c’est de prendre le temps de bien faire les choses.

5. On continue le ménage et on avance dans la rédaction

À partir de tout ce qui a été réfléchi et décidé, on se charge de la rédaction. On organise les orientations, objectifs, moyens et actions de façon claire et cohérente. Le but, c’est de transformer vos échanges en un document structuré qui pourra être facilement compris, partagé et utilisé au quotidien. La collaboration est importante, donc encore une fois, la direction générale et les deux représentant·es du c.a sont particulièrement sollicités afin de commenter les différentes versions. Ensemble, on ajuste, on précise les priorités et on définit des indicateurs de suivi : comment tu sauras que ça avance, quoi surveiller, sur quelles balises te baser.

Si on n’a pas eu besoin d’une autre rencontre :

Une fois que la petite équipe croit qu’on est « pas pire proche » d’une version finale, on l’envoie à tout le c.a pour commentaires. Tout le monde est invité à commenter ces documents. Après cette validation, on intègre les commentaires, on ajuste le contenu, on clarifie la formulation au besoin. On fait en sorte que le document reflète fidèlement vos décisions, votre langage et votre réalité. L’organisme doit se reconnaître dans chaque section : c’est ton plan, pas le nôtre.

6. Présentation au conseil d’administration (2 heures)

On présente la version finale (ou presque finale!) du plan stratégique et du plan d’action à la direction et au c.a pour validation. Cette étape vient confirmer l’engagement du conseil d’administration et donne un cadre clair à la direction générale et à l’équipe pour la mise en œuvre concrète du plan.

Au besoin, suite à cette rencontre, il est encore possible de faire des ajustements : on clarifie certaines formulations, on ajuste des priorités ou des échéanciers, sans jamais perdre de vue les décisions prises ensemble.

7. Révision et mise en page finale

On termine par la révision linguistique et la mise en page des documents. On veut que ta planification soit belle, claire, agréable à lire et facile à consulter. L’objectif : que tu puisses la présenter à ton équipe, à tes partenaires et à tes bailleurs de fonds, et surtout qu’elle devienne une boussole vivante pour les 3 à 5 prochaines années.

Il est important que le conseil d’administration adopte de façon formelle la planification stratégique et le plan d’action, pour que tout le monde sache clairement vers où vous vous en allez… et avec quel plan de match.

Prêt·e à te lancer?

Tu sais déjà que votre organisme veut plus de rencontres ? Moins de rencontres ? Parfait ! On ajuste le tout pour bien répondre à tes besoins. Écris-moi et on construit ensemble un accompagnement qui vous ressemble, à toi, au conseil d’administration et à l’organisme.

En mode solution pour le financement des OBNL

Publié le par Karine Roussel

La diversification du financement est nécessaire à la survie des OBNL. Se fier uniquement aux sources de financement publiques? C’est une très mauvaise stratégie! On le sait : les gouvernements sont en mode coupures, et obtenir du financement dans le cadre de leurs programmes n’est pas garanti … mais surtout, ce financement ne couvre pas l’ensemble des besoins des organismes!  

On retrousse nos manches et on explore des pistes de solutions!

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J’accompagne les organismes communautaires à diversifier les sources de revenus. Comme la générosité et le partage de connaissances font partie intégrante de mes valeurs, je vous partage mes différentes pistes:

Le sociofinancement : mobilise ta communauté!

Le sociofinancement, c’est l’art de transformer l’engagement de ta communauté en soutien financier. J’ai vu des petits organismes récolter des sommes impressionnantes grâce à des campagnes bien ficelées. Prends le temps de regarder les différentes plateformes de sociofinancement afin de trouver celle qui répond vraiment aux besoins de ton projet. Cette étape cruciale est souvent négligée, alors qu’elle devrait toujours faire partie des premières!

Par exemple, La Ruche, une plateforme québécoise de sociofinancement, offre des programmes d’accélération avec des bourses complémentaires pouvant parfois doubler ton objectif! 

Comment créer une campagne de sociofinancement réussie pour son organisme?
• Raconte une histoire qui touche le cœur : les chiffres informent, mais ce sont les histoires qui inspirent.
• Fixe un objectif réaliste et précis. Évite les formulation du genre « on a besoin d’argent pour continuer. »
• Offre des contreparties originales à différents paliers, qui conviennent à tous les budgets et centres d’intérêt : du don symbolique de 20$ au partenariat majeur de 1000$, en passant par des expériences exclusives ou des objets-souvenirs.
• Mobilise ton équipe, les bénévoles, les membres et les voisin·es comme ambassadeur·rices : le bouche-à-oreille est extrêmement efficace.
• Crée une courte vidéo de présentation (60-90 secondes) qui montre concrètement l’impact de ton organisme. Les campagnes avec vidéo récoltent plus de fonds!
• Ne te fie pas seulement aux réseaux sociaux pour faire parler de ta campagne : diversifie tes moyens de communication pour maximiser ta portée !

Les campagnes de levée de fonds: structure et planification

Ton OBNL a le statut d’organisme de bienfaisance? Mets-le de l’avant dans tes communications! De nombreux organismes de bienfaisance n’utilisent pas suffisamment leur capacité à émettre des reçus fiscaux. Ces précieux documents sont pourtant un puissant incitatif. En plus, ça motive les donateurs à donner plus souvent… et plus généreusement!

Une campagne de levée de fonds bien orchestrée peut transformer radicalement tes finances, tout en contribuant à la diversification des revenus de ton organisme. Mais attention, ça demande de la préparation!

Les incontournables pour une collecte de fonds efficace : 
• Développe une stratégie pour approcher les grands donateurs avant le lancement public.
• Établis un calendrier précis avec des étapes claires et des objectifs intermédiaires.
• Mise sur un programme de dons mensuels pour stabiliser tes revenus et fidéliser tes donateurs à long terme. 

Trouver des commanditaires : créer des alliances profitables pour tout le monde 

Oublie l’approche « charité » quand tu sollicites des entreprises. Celles-ci recherchent de la visibilité et un retour sur leur investissement! Les commandites réussies sont des partenariats où chacun y trouve son compte.

L’engagement des entreprises est plus facile à obtenir lorsque tu proposes quelque chose de concret. Un conseil précieux : il est généralement plus simple d’obtenir une commandite pour un équipement précis ou un événement ciblé, plutôt que pour une mission globale. 

Par exemple, une entreprise préférera souvent financer “10 ordinateurs pour le centre jeunesse » qu’un vague « soutien à l’organisme ».

Adapte ta stratégie selon ce que tu cherches à financer :
• Pour un projet spécifique : mets en avant les retombées concrètes et la visibilité immédiate.
• Pour l’achat d’équipement : propose une identification visible (plaque, logo) sur le matériel.
• Pour la mission globale : mise sur un partenariat à long terme avec des avantages croissants.
• Développe une proposition de valeur claire : qu’est-ce que l’entreprise gagne? Visibilité, accès à un public cible, amélioration de son image de marque?
• Cible des entreprises dont les valeurs sont alignées avec ta mission, et qui sont bien ancrées dans leur milieu.
• Offre différents niveaux d’engagement adaptés à divers budgets : du petit commerce local à la grande entreprise.
• Surpasse les attentes en matière de visibilité offerte aux commanditaires : mentions sur les réseaux sociaux, infolettres, affichage lors d’événements, etc.
• Prépare un dossier de commandite professionnel, clair et attrayant, orienté sur les bénéfices pour l’entreprise.

Petite astuce: avant de solliciter une entreprise, invite son représentant à visiter ton organisme et à constater par lui-même l’impact de ton travail. Cette connexion émotionnelle peut transformer un simple commanditaire en partenaire engagé à long terme.

Les fonds privés : le trésor caché des fondations

Les fondations privées représentent souvent une source de financement importante, mais encore sous-exploitée. Contrairement aux subventions gouvernementales, elles offrent parfois plus de flexibilité et peuvent soutenir des projets innovants ou en démarrage.

Une fondation privée finance généralement des projets qui s’alignent avec sa mission et ses valeurs propres. Avant de soumettre ta demande, prends le temps d’analyser leurs critères d’admissibilité, leurs cycles de financement et les types de projets qu’elles ont soutenus par le passé.

Pour maximiser tes chances d’obtenir du financement de fondations :
• Fais une recherche pour cibler les fondations qui correspondent vraiment à ta mission et à tes projets spécifiques.
• Développe des relations avant même de soumettre une demande : participe à des événements où les représentant·es des fondations sont présent·es.
• Prépare des propositions solides qui démontrent clairement l’impact mesurable de ton travail à l’aide d’indicateurs concrets.
• Personnalise chaque demande selon les priorités de la fondation ciblée. Évite les demandes génériques.
• Assure un suivi impeccable pour bâtir une relation de confiance. Respecte scrupuleusement les délais et les exigences de reddition de comptes.
• Considère les fondations comme des partenaires à long terme, pas seulement comme des bailleurs de fonds ou des sources de financement ponctuelles.

Certaines fondations offrent bien plus que du financement : elles peuvent aussi proposer de l’accompagnement, du mentorat ou des ressources supplémentaires pour aider ton organisme à se développer durablement.

Au-delà du financement traditionnel : penser en dehors de la boîte!

Et si la solution au sous-financement chronique était de générer tes propres revenus?

Et si la clé était ta capacité à penser autrement, avec originalité et audace?

L’entrepreneuriat social offre des possibilités infinies pour les organismes qui osent sortir des sentiers battus :
• Développe une offre de services dans ton domaine d’expertise : formations, ateliers, accompagnement, etc.
• Crée et commercialise des produits en lien avec ta cause sociale : merchandising éthique, produits artisanaux, etc.
• Innove en proposant des tarifs solidaires où tes membres et tes clients peuvent payer selon leurs moyens. C’est une approche souvent plus rentable que d’avoir des tarifs fixes ! 
• Considère les partenariats stratégiques avec d’autres organismes pour mutualiser certaines ressources et réduire les coûts.

La diversification des revenus n’est pas une option, c’est une nécessité vitale pour garantir l’autonomie et la résilience de ton organisme. Mais attention : ne te lance pas dans toutes ces stratégies en même temps! Commence par évaluer laquelle correspond le mieux à ta réalité actuelle, à tes ressources et à ton expertise.

Pour réussir cette transition vers un modèle financier plus diversifié, un accompagnement stratégique peut faire toute la différence.

Tu souhaites transformer ton approche de financement? Écris-moi pour une première rencontre gratuite et découvre comment nous pouvons t’accompagner vers une plus grande autonomie financière!